Explora cómo la tecnología, la sostenibilidad y la responsabilidad social están transformando la forma en que se diseñan y ejecutan los eventos en 2024.
by Sergi Grimau
No te voy a engañar, la estructura de este artículo está redactada a través de Chat GPT. Antes y después, entre Luna (¡no la Luna!) y yo, hemos buscado la información y dado el toque "humano". De hecho, es lo mismo que sucede con los eventos. Piénsalo: Nos valemos de la técnica, la tecnología y numerosos recursos, pero ¡el factor humano es la clave!
El secreto está en el uso de la inteligencia NO artificial y la habilidad para sacarle el máximo provecho a la SÍ artificial. Soy de los que creen que el "recurso humano" jamás podrá ser reemplazado completamente, con una sola condición: no dejar de ponerle alma y emoción a lo que sea que hagamos. ¡Y ahora échale un vistazo al artículo que está muy "currao"!...
En un mundo que no deja de cambiar y con una demanda creciente de experiencias más inmersivas y significativas, el 2024/25 prometen ser unos años emocionantes para la industria de eventos.
Conozcamos cuáles son las tendencias:
1. Eventos Virtuales y Híbridos Más Relevantes que Nunca
Sin lugar a dudas, los eventos en persona serán el corazón de la mayoría de los programas de eventos en 2024/25. Estas experiencias cara a cara permiten mejores oportunidades para establecer contactos y una interacción más rica, lo que las hace fundamentales para los negocios. Pero, aunque los eventos presenciales son esenciales, las experiencias virtuales e híbridas han llegado para quedarse.
Los eventos virtuales e híbridos han experimentado un crecimiento significativo en los últimos años, y esta tendencia parece continuar en 2024 y continuará en el 2025. Según un informe de Grand View Research, se espera que el mercado de eventos virtuales crezca a una tasa compuesta anual del 23.2% entre 2021 y 2028.
Este crecimiento se debe, en parte, a que cada vez más gente adopta tecnologías de comunicación y colaboración en línea, además de la necesidad de alternativas a los eventos presenciales por culpa de la pandemia.
Los eventos virtuales e híbridos tienen un montón de ventajas tanto para los organizadores como para los participantes. Por un lado, derriban las barreras geográficas y permiten llegar a una audiencia global con facilidad. Además, ofrecen una flexibilidad increíble en términos de horarios y participación, lo que puede atraer a un público más amplio. Para los organizadores, pueden ser mucho más económicos y sostenibles que los presenciales, ya que eliminan los costos del alquiler de espacios, viajes y alojamiento.
2. Experiencias y Lugares únicos para Eventos personalizados
Hoy ya no sirve hacer lo que todos hacen donde lo han hecho siempre, la personalización se ha vuelto crucial. Los organizadores están decididos a brindar experiencias que realmente impacten a sus asistentes. Esto significa que ya no buscan espacios habituales, sino que por el contrario agreguen un toque único y memorable a cada evento.
Según los datos recopilados en el Cvent Planner Sourcing Report, un estudio realizado en la edición Europea reveló que el 42% de los encuestados consideran que la estética única es un factor decisivo al elegir un espacio para eventos.
Esta cifra resalta lo crucial que se ha vuelto la atmósfera y el ambiente del espacio en las decisiones de los organizadores.
Un punto intrigante es que no todos los asistentes buscan lugares lujosos de cinco estrellas. Aunque la calidad y el servicio son importantes, lo que realmente importa es una experiencia auténtica y envolvente.
3. El Auge Tecnológico: Transformando la Industria de Eventos
la industria de eventos está viviendo una verdadera revolución tecnológica. La estrella del espectáculo es la tecnología blockchain, que garantiza la seguridad de los datos y la autenticidad de las entradas mediante contratos inteligentes y tokens no fungibles (NFT). Pero eso no es todo, también están en juego la inteligencia artificial, el análisis de datos y la automatización, todo para mejorar la experiencia de los asistentes y la eficiencia organizativa. Además, la adopción de soluciones MarTech y sistemas CRM está en aumento, permitiendo a los organizadores conocer mejor a su audiencia y crear campañas más efectivas. En resumen, la integración tecnológica está redefiniendo la forma en que se conciben y se ejecutan los eventos, estableciendo nuevos estándares en seguridad y eficiencia.
4. Impulso Innovador: La Expansión de la Inteligencia Artificial
La inteligencia artificial (IA) y la automatización están revolucionando la industria de eventos en 2024, y se espera que su uso aumente aún más en 2025. Estas tecnologías agilizan y optimizan una amplia gama de tareas, desde la gestión de registros hasta la planificación de agendas y la personalización de contenido. Los organizadores están aprovechando los chatbots impulsados por IA para brindar soporte a los asistentes antes, durante y después del evento, facilitando la navegación y la interacción. Además, los sistemas de gestión de eventos basados en IA pueden analizar grandes volúmenes de datos para identificar tendencias y oportunidades, ayudando a los organizadores a tomar decisiones más informadas y estratégicas.
5. El viaje inmersivo de la realidad extendida
las tecnologías de realidad extendida (XR) están transformando los eventos. Desde la realidad virtual para experiencias digitales completas hasta la realidad aumentada para proporcionar información en tiempo real, estas tecnologías están llevando la inmersión a un nuevo nivel. La realidad mixta combina elementos de VR y AR para crear experiencias híbridas donde los participantes pueden interactuar con objetos digitales en el mundo real, generando interacciones más inmersivas y emocionantes. Desde conferencias hasta festivales, los organizadores están aprovechando XR para crear experiencias únicas y memorables que van más allá de lo físico. Además, estas tecnologías están generando nuevas aplicaciones, como simulaciones de destinos turísticos en VR y mejoras en la interacción social mediante AR en eventos en vivo. ¡Es un emocionante futuro digital en eventos!
6. Potenciar la Participación en Eventos
En un mundo donde la gente está bombardeada con contenido, los organizadores de eventos y especialistas en marketing se enfrentan al desafío de encontrar formas creativas de involucrar a sus audiencias.
La capacidad de un evento para captar la atención de los asistentes es crucial. Esto aumenta la probabilidad de que se vayan satisfechos y continúen interactuando con el contenido de la marca en el futuro. En 2024/25, el enfoque estará en crear contenido cautivador y sesiones de trabajo que generen un impacto duradero. También se explorarán espacios de bienestar y se ampliarán las oportunidades para establecer conexiones entre los asistentes.
Para mantener el compromiso durante todo el año, se implementarán estrategias como seminarios web de seguimiento y la disponibilidad de contenido reutilizable y bajo demanda. Estas iniciativas ayudarán a fomentar la participación continua de la comunidad y a mantener viva la conexión establecida durante el evento principal. En un mundo donde la atención del público es un recurso valioso, estas tácticas son cada vez más importantes para garantizar el éxito y la relevancia de los eventos en el futuro.
7. Imperativos: Sostenibilidad y Responsabilidad Social
Los eventos accesibles y sostenibles están en alza como una expresión concreta de los valores corporativos en la industria de eventos. Con la creciente conciencia de los consumidores sobre la responsabilidad social y la sostenibilidad ambiental, las marcas están buscando formas de integrar estos principios en sus eventos.
Esto significa adoptar prácticas más amigables con el medio ambiente, desde la selección de proveedores hasta la gestión de residuos y la elección de opciones de transporte y energía sostenibles.
Además, se están impulsando iniciativas de responsabilidad social corporativa a través de los eventos, como la recaudación de fondos para organizaciones benéficas locales y la promoción de causas sociales importantes. Estas acciones no solo demuestran el compromiso de las empresas con el entorno y la comunidad, sino que también pueden mejorar la percepción de la marca y fomentar la lealtad del cliente.
Por otro lado, la accesibilidad se ha vuelto fundamental para asegurar que los eventos sean verdaderamente inclusivos. Con aproximadamente el 16% de la población mundial enfrentando alguna forma de discapacidad, la necesidad de eventos adaptados y accesibles nunca ha sido tan evidente. Esto implica abordar las necesidades físicas y considerar aspectos como la inclusión de servicios de interpretación, subtítulos y materiales en formatos accesibles para personas con discapacidades visuales o auditivas.
Además, la capacitación del personal y el uso de nuevas tecnologías para sensibilizar y tratar adecuadamente a las personas con discapacidad son esenciales para crear un entorno verdaderamente inclusivo.
En resumen, los eventos accesibles y sostenibles son una poderosa herramienta para reflejar los valores de la marca y satisfacer las demandas de una base de consumidores cada vez más consciente y comprometida con el cambio positivo
8-Alianza Estratégica: La Fusión entre Eventos y Marketing
La tendencia de integrar eventos y marketing está en aumento, como lo demuestra un cambio notable en la ubicación de los equipos de eventos dentro de las organizaciones.
Según el Cuarto Informe Anual de Referencia de ICE. Ahora, un considerable 71% de los equipos de eventos encuentran su lugar dentro del departamento de marketing, lo que refleja un reconocimiento cada vez mayor del valor estratégico de los eventos en el ámbito del marketing.
La integración de tecnologías como la automatización de marketing y los sistemas CRM facilita la alineación estratégica en eventos. Estos ya no se consideran actividades separadas, sino como parte esencial de las estrategias de marketing. La colaboración entre equipos de eventos y marketing permite aprovechar al máximo el potencial de los eventos para impulsar el crecimiento empresarial. Esto crea oportunidades para campañas de marketing más efectivas y una mayor comprensión del retorno de la inversión en eventos.
9- Maximizando el Retorno de la Inversión a Través de la Optimización de Costos en Eventos
En el panorama europeo de eventos del 2024, la gestión eficiente de costos se destaca como una prioridad esencial para los equipos de marketing y eventos.
Según el pronóstico de tendencias, se espera un aumento del 67 % en el gasto total en eventos, lo que subraya la importancia de sacar el máximo provecho de cada euro invertido. La gestión eficiente de costos se posiciona como un componente esencial para maximizar el retorno de la inversión en eventos.
Según el Informe de abastecimiento de planificadores de Cvent, la inflación de costos está causando dolores de cabeza en la industria de eventos. Pero el 85% de los planificadores europeos ya están un paso adelante, integrando medidas de contingencia en sus presupuestos para el 2024 y por supuesto con miras al 2025. ¡Se trata de adaptarse y ser innovadores para manejar nuestros recursos financieros de manera efectiva!
¿El secreto? Las herramientas de gestión de eventos y las plataformas de automatización son tus mejores aliados para optimizar procesos y reducir costos operativos. Digitalizar tareas administrativas y logísticas puede hacer maravillas, liberando recursos para invertir en lo que realmente importa: ¡crear una experiencia inolvidable para los asistentes!
Pero no todo se trata de recortar gastos. También es crucial mantener el equilibrio entre calidad, experiencia y retorno de la inversión del evento.
10. Fortaleciendo Alianzas: La Clave del Éxito
En 2024, la colaboración y las asociaciones estratégicas son más cruciales que nunca en la industria de eventos.
Según un informe reciente de la Asociación Internacional de Profesionales de Congresos y Convenciones (ICCA), el 85% de los organizadores de eventos consideran que la colaboración con socios externos es esencial para alcanzar el éxito en sus proyectos.
La cifra ha aumentado significativamente en comparación con años anteriores, lo que refleja la creciente importancia de las asociaciones estratégicas en la industria.
Las colaboraciones pueden abarcar una amplia gama de áreas, desde la planificación y ejecución de eventos hasta la promoción y la logística. Además, el 62% de los organizadores consideran que las asociaciones con proveedores de tecnología son fundamentales para la implementación exitosa de soluciones innovadoras en sus eventos.
Asimismo, se están forjando alianzas estratégicas con influencers y organizaciones sin fines de lucro para apoyar la promoción de eventos. Estas colaboraciones amplían aún más el alcance y la efectividad de los eventos al aprovechar la experiencia y los recursos de diversos socios externos.
En conclusión, el 2024 nos invita a explorar nuevas fronteras y abrazar el cambio con valentía y creatividad. Con una combinación única de tecnología, colaboración estratégica y enfoque en la experiencia del usuario, estamos ante un futuro de eventos que promete ser más emocionante y gratificante que nunca.
¡Prepárate para unos años llenos de eventos que desafiarán tus expectativas y te inspirarán a pensar más allá de lo convencional!
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